Riduci le Scartoffie in Ufficio

08 Set 2022 14:38

Si possono ridurre le scartoffie in ufficio? A volte sì, a volte no.

Viviamo nell’era digitale dove tutto è su internet e subito a portata di mano. Lavorare con i computer ha portato tantissimi benefici e uno di questi è la riduzione dell’uso della carta.

Lavorare in ufficio può significare avere note e fogli volanti un po’ dappertutto, spesso con conseguenze che rendono difficile organizzare la propria scrivania. Archiviare documenti online è una pratica ormai ben nota sia nel mondo del lavoro che in quello personale, perché ci consente di risparmiare tempo e denaro, e ridurre l’impatto ambientale.

Con il passaggio al mondo digitale si può dire addio ai toner, alle risme di carta, alle stampanti e allo stress di stampare centinaia di fogli da legare poi insieme e che spesso non si trovano facilmente. Stampare su carta è ormai obsoleto ed è indispensabile solo in alcune circostanze, dato che ormai anche le assicurazioni, le case automobilistiche, le agenzie immobiliari e tantissime altre attività usano contratti telematici che possiamo firmare con firma digitale.

Ma come si fa a ridurre le scartoffie in ufficio in modo netto e deciso?

Digitalizza i documenti

Cosa significa digitalizzare?

Significa rendere digitali i documenti cartacei attraverso un processo ben preciso.

Per la digitalizzazione dei documenti in ufficio servono uno scanner e un bel po’ di pazienza. Il risultato è sicuramente notevole, perché su internet, oppure su un server di proprietà, si possono conservare l’equivalente di migliaia e migliaia di documenti di testo, immagini, video, PDF e qualsiasi altro file.

Uno scanner portatile ha un costo accessibile e offre senza ombra di dubbio un gran numero di vantaggi utili a qualsiasi ufficio, dal piccolo comune fino alle grandi aziende.

Puoi anche collegare lo scanner con software specifici per digitalizzare documenti di più pagine, organizzare tutto sin dal primo istante nel tuo computer, etc.

Organizza i dati digitali

Quando hai digitalizzato i documenti dovrai anche organizzarli al meglio sul computer.

Avrai bisogno di creare cartelle delle macro e micro-categorie, per avere tutto in ordine quando serve e offrire il massimo sostegno a chi in ufficio ha bisogno di reperire un documento in fretta.

Oltre alla sistemazione nelle cartelle, noterai che alcuni documenti sono di dimensioni più grandi degli altri, il che diventa un problema per tutti, a meno che il computer non sia dotato di una memoria immensa.

E se temi che salvare i file in PDF sia meno versatile dei file cartacei, sappi che con un semplice strumento online puoi ridurre la dimensione di un PDF molto grande dividendolo in più file, in modo da poter inviare le pagine giuste ai dipartimenti giusti.

Documenti in cloud storage

Sempre più aziende conservano i documenti in cloud.

I servizi più richiesti al mondo sono quelli di Adobe Document Cloud, Google Drive, Microsoft One Drive, Dropbox, che offrono uno spazio gratuito limitato a ogni utente, offrendo piani a pagamento per aziende e privati che hanno bisogno di maggior spazio di archiviazione online.

I documenti in cloud sono al sicuro, se la password è tenuta al sicuro, nonostante possano sempre verificarsi dei problemi di sicurezza.

Backup

In ufficio conservate documenti digitalizzati e non in cloud?

Potrebbe non essere abbastanza. La sicurezza non è mai troppa ed ecco perché eseguire un backup a intervalli regolari può salvare l’archivio aziendale dalla perdita di dati.

Un backup è il passaggio dei dati conservati in uno specifico archivio verso un supporto informatico esterno, come un server o un hard disk, oppure verso un altro account in cloud, un CD, una penna USB, etc.

Firma digitale

Se passi al cloud, i dipendenti avranno bisogno di una firma digitale.

Non tutti in ufficio hanno bisogno di firmare i documenti, ma chi deve farlo ha la necessità di ottenere la firma personale digitalizzata che va autenticata attraverso processi ben specifici.

In Italia, così come nel resto del mondo, sono riconosciute ai fini legali diversi livelli di sicurezza di firma, come quella elettronica avanzata necessaria per ritenere valido un documento personale o un contratto di lavoro.

Carta vs digitale: costi

Quanto costa stampare un foglio di carta?

Se si tratta di carta di uso comune, il singolo foglio può costare da 0,01 fino a 0,25 euro, ma se parliamo di carta di alta qualità e densità, allora il costo può raggiungere 1€ a pagina e oltre.

Poi ci sono le cartucce della stampante, che costano in media 0,0350€ per pagina, a cui va aggiunto il tempo materiale per stampare il necessario.

Quanto costa un servizio di cloud storage al mese?

Il prezzo minimo per un servizio affidabile è di circa 30 euro al mese. I prezzi sono validi quando si sottoscrive un abbonamento annuale dove lo spazio disponibile in cloud può essere esteso, pagando una somma maggiore, in qualsiasi momento.

Anche considerando un utilizzo moderato della stampa in ufficio, il cloud storage si rivela un alleato affidabile perché semplifica l’intero processo di archiviazione dei documenti.

Introduci una nuova politica di uso della carta

Qualora la stampa dovesse essere indispensabile, hai altre soluzioni utili per ridurre le scartoffie.

Se necessario puoi introdurre una politica che inviti a sprecare meno carta. Inizia stabilendo la necessità di stampare su entrambi i lati dei fogli, di pensare due volte se un foglio stampato serve davvero, di riciclare ogni singolo foglio a dovere e altre soluzioni utili a ridurre sprechi inutili.

In ufficio a volte la cosa più semplice da fare per fare seguire a tutti una nuova politica è affiggere un cartello, un foglio plastificato o qualsiasi altra cosa possa riportare una o più frasi che invitino a compiere una specifica azione. Metti il cartello in luoghi di passaggio frequente, come il corridoio, per maggiore efficacia.

‘Prima di stampare pensa’ è un’ottima frase per convincere colleghi e dipendenti.

Conclusione

L’ufficio va preparato alla digitalizzazione.

Dire addio alle scartoffie negli uffici dove si producono molti documenti è possibile solo attraverso l’uso del cloud storage, che richiede firme digitali, supporti informatici o piani di servizi internet per la conservazione online dei documenti.

Sostituendo la stampa con i click, si risparmia tempo, denaro e fatica per lavorare meglio, più velocemente e in totale sicurezza.